İnsan Kaynaklarında Robotik Süreç Otomasyonu


İnsan kaynakları süreçleri, bildiğimiz gibi yüklü veri üzerinden işler ve birbirini tekrar eder. İK’nın sorumluluğu olan maaş bordrosu yönetimi, işe alım ve ödemeler gibi işlem sayılarını göz önünde bulundurursak, bu süreçlerin hepsini yönetmek zorlu bir süreç haline gelir.

Robotik Süreç Otomasyonu (RSO) ise operasyonel mükemmelliği önemli ölçüde geliştirmeye yardımcı olur ve uygun maliyetli hale getirir. Ayrıca personelleri de sürecin rutin işleyişinden kurtarır ve çalışan ilişkilerini güçlendirme, personel sorunlarını çözme gibi daha önemli görevlere konsantre olmalarına yardımcı olur.

RSO’nun İK Süreç Avantajları

· İK departmanını sıradan aktivitelerden kurtararak, stratejik ve katma değerli görevlere konsantre olmasına olanak sağlar.

· Mevsimsel işe alımlarda, talep üzerine projeden projeye sorunsuz geçiş gerçekleştirerek organizasyonun tasarruf etmesine yardımcı olur.

· Veriyi tamamen farklı sistemlerden yöneterek hata oranını indirger.

· Değişen kurallara hızlıca uyum sağlayarak çalışma kanunlarına uyum sağlamayı garantiler.

İK Süreçlerinde RSO Kullanım Alanları

Veri Girişi

İK süreçleri çalışan bilgileri, banka bilgileri ve onların güncel sistemdeki organizasyonda kariyer gelişimlerine ilişkin bilgileri yönettiğinden son derece veri odaklıdır. İlaveten, farklı lokasyonlardaki sağlayıcılar ve tarafların verilerini de yönetmek durumundadırlar.

Departmanın bunun gibi devasa boyutta bir veriyle uğraştığını göz önünde bulundursak, bunu etkili bir şekilde yönetmek onlar için zor bir hale gelir. RSO farklı kaynaklardan bilgiler toplayarak ve bu bilgileri entegre ederek sürecin otomatikleşmesi ve bu sayede departmanın bu bilgileri etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.

Yeni İşe Alım & İşten Çıkış

İK takımı, işe alım ve zayiat güncellemesi amaçlı yeni işe alımların ve çıkışların arşivlerini tutar ve finansal yılın sonunda bunu yönetime sunar. Bu verinin çok önemli ve fazla miktarda olduğunu düşünürsek, takım verinin toplanması ve doğru bir şekilde arşivlenmesi sürecini hızlandırmak için RSO’ya başvurur. RSO, veri doğrulama ve boşlukları minimum hatayla ulaşılabilir bilgiyi toplayarak doldurmada yardımcı olur. Çalışan işe alımı durumunda, RSO çalışan hakkında farklı sistemlerden bilgi toplar, bilgiyi doğrular ve çalışma alanı paylaşımı, bilgisayar paylaşımı ve kullanıcı adı ve e-posta oluşturulması gibi işe alım sonrası aktivitelere geçer. Bir sorun durumunda yazılım, çözümü sağlayacak olan ilgili departmana uyarı mesajı gönderir.

Seyahat & Giderler

Çalışanlar iş seyahatlerine gittiklerinde, faturaları masraf iadesi amacıyla İK departmanına iletirler. Bazen İK takımı bu bilgiyi yanlış alabilir veya faturayı masraf iadesi kurallarına uyduramayabilir ve buda masraf iadesinde gecikmelere sebep olur. RSO faturaları Optik Karakter Tanıma (OCR) ile okur. OCR, kâğıttaki metinleri okuyan ve görselleri bilgisayarın anlayacağı şekilde çeviren bir bilim dalıdır. Faturaları taleplerle eşleştirir ve talepleri masraf iadesi kuralları ile doğrular. Kurallara uyuyorsa, yazılım bu talepleri otomatik ödeme için yönlendirir.

Zaman ve Katılım Yönetimi

İK departmanının karşılaştıkları büyük zorluklardan biri yoğun veri hacmi nedeniyle çalışanların zaman ve katılım detaylarının doğrulanmasıdır. RSO, çalışanların zaman ve katılım detaylarının doğrulanmasına ve sorun halinde İK departmanına iletilmesinde yardımcı olur. Zaman ve katılım bilgileri birbirine uyduğunda, yazılım, süreci ilgili departmana yönlendirir.

Uygunluk ve Raporlama

İK departmanı sıklıkla değişen çalışma kanunlarına adapte olmakta zorlanır. Değişen kanunlara ayak uydurabilmek için de RSO kullanırlar. Bunun nedeni RSO’nun değişikliklere ufak modifikasyonlarla kolayca uyum sağlayabilmesi ve organizasyonun kanunlara uyumunu kolaylaştırmasıdır. Ayrıca farklı kaynaklardan otomatik olarak entegre ettiği bilgiler ile hatasız rapor hazırlamasıyla zaman kazanımında yardımcı olur.

#insankaynakları #robotiksüreçotomasyonu #HR

Valikonağı cad. Sezai Selek sok. No:6 D:11 Sisli/İstanbul

  • Facebook - Grey Circle
  • LinkedIn - Grey Circle